Archivierungssysteme

Es war eigentlich schon immer so. Wer mit vielen Daten umgeht, wie zum beispiel in der Lagerverwaltung muss über gewisse Archivierungssysteme verfügen um die Daten langfristig zu speichern.

In der heutigen Zeit macht man sich die moderne Technik zu Nutzen. Elektronische Speichermedien und Systeme für das Dokumentenmanagement gibt es mittlerweile in den verschiedensten Formen und Größen. Am häufigsten werden hierzu die CD und DVD verwendet. Sie werden in den meisten Fällen auch von Behörden und anderen öffentlichen Stellen offiziell anerkannt. Damit man stets auch die richtige CD oder DVD zur Hand hat, gibt es auch hier spezielle Archivierungssysteme, die einem bei der Datenerfassung behilflich sind.

Früher, als es noch nicht die moderne Technik gab, mussten die Daten alle schriftlich hinterlegt werden. Diese wurden dann ordentlich und mit System (meistens chronologisch) in Aktenordner geheftet. Diese Ordner wurden dann gut sortiert in einem bestimmten Raum (das Archiv) aufbewahrt. Da es für die Aufbewahrung solcher Akten in den meisten Fällen gesetzliche Bestimmungen für die Dauer der Aufbewahrung gibt, haben die Archive in der alten Form oft sehr viel Platz benötigt. Mit dem Fortschritt und der Einführung der neuen Speichermedien und elektronischem Information Management ist das nun anders. Wenn man für die damalige Archivierung von Akten eines Jahres oft ein bis zwei komplette Regale mit Aktenordnern benötigte, kommt man heute für die gleiche Datenmenge oft mit einer oder zwei DVD aus. Diese modernen Archivierungssysteme benötigen damit weitaus weniger Platz.

Ein weiterer, weitaus größerer Vorteil der modernen Technik ist der schnelle Datenzugriff. Musste man früher erst den richtigen Aktenordner suchen und dann die entsprechende Akte auch noch herausfinden, so lässt man dies heute den Computer mit einer Buchhaltung Software in Sekundenschnelle erledigen. Man legt den Datenträger ein, gibt einen entsprechenden Suchbegriff an und erhält in wenigen Augenblicken die gesuchten Daten. Dennoch werden in den meisten großen Betrieben auch noch die alten Archivierungssysteme verwendet, da man auch mit der modernen Technik den Fehlerteufel nicht ausschließen kann. Somit kann mein bei einem Computerabsturz mit Datenverlust immer noch auf die guten alten Aktenordner zurückgreifen.