Dokumentenverwaltung

Wann waren Sie zuletzt in einer Bibliothek, um sich ein Buch auszuleihen? Bestimmt haben Sie für die Suche den Computer benutzt, um sich vielleicht alle Medien zu einem bestimmten Thema auflisten zu lassen. Oder Sie suchten alle Bücher eines Autoren. Vielleicht wussten Sie aber auch den Titel des Buches und haben es schnell gefunden. Was Sie in der Bibliothek benutzten, ist nichts anderes als eine Archivierungssoftware zur Dokumentenverwaltung.

Die Bibliotheksorganisation ist ein Paradebeispiel ebenso für die Wichtigkeit eines Ordnungssystems wie auch für die bildhafte Darstellung des Übergangs einer Dokumentenverwaltung von der Papierform zum papierlosen Dokumentenmanagement mit Software. Die Dokumente hierbei sind die Bücher.

Früher wurden Dokumente in der Bibliothek anders verwaltet: Große Kästen mit kleinen Kärtchen standen in den Bibliotheksräumen und enthielten die Informationen in Papierform, die sich heute in Datenbanken befinden.
Die Bücher befanden sich nicht selbst im System für Dokumentenarchivierung, sondern stellvertretend für jedes Buch gab es ein Kärtchen mit kurzen Informationen. Außerdem war der genaue Ort verzeichnet, an dem sich das Buch befand. Man konnte nur nach Titel oder Autorennamen suchen, denn der Platz war begrenzt und wenn man Pech hatte, war das Buch schon verliehen.

Mit der Umstellung vom Katalogsystem für die Datenarchivierung auf eine datenbankgestützte Dokumentenverwaltung haben sich die Suchmöglichkeiten vervielfacht. Nun enthalten die “elektronischen Kärtchen” neben Titel und Autor auch Schlagworte, nach denen gesucht werden kann. Außerdem ist sofort sichtbar, ob das Medium vorhanden ist und wo.

Die elektronische Dokumentenverwaltung ist in jeweils angepasster Form in viele Bereiche des täglichen Lebens übertragbar, in dem Ordnung unabdingbar ist. Damit ist sie aus dem Berufsleben, beispielsweise in der Optimierung der Produktion in großen Betrieben sowie aus dem privaten Sektor nicht mehr wegzudenken.